Акт виконаних робіт з Odoo: двосторонній закриваючий документ для послуг

Якщо ви продаєте товар — після оплати ви робите Видаткову накладну. Якщо ви продаєте послуги або роботи — Видаткова не годиться, тому що нічого «не відвантажується». Замість неї закриваючим документом стає Акт виконаних робіт (наданих послуг) — і це не «ще одна накладна з іншою назвою», а принципово інший документ за структурою.

Акт — двосторонній: він фіксує згоду виконавця і замовника, що роботи виконані, претензій немає, зобов'язання закриті. Без підписаного Акта замовник не може поставити вашу роботу собі у видатки, ви не можете остаточно визнати дохід, а перевіряючий орган не побачить факту господарської операції.

Стандартний Odoo для української Акт-форми не має нічого: ні шапки «ЗАТВЕРДЖУЮ» з обох боків, ні формули «Ми, представники…», ні фіксованого клінчу про відсутність претензій. Service-businesses зазвичай тримають Акти у Word-шаблонах і підставляють реквізити вручну — кожен раз джерелом помилок.

Двоє модулів — kw_invoice_akt (з рахунка) і kw_so_akt (із замовлення на продаж) — додають у Odoo саме той друкований формат Акта, який бухгалтерія приймає без коментарів. Третій модуль — kw_fop_invoice_akt — додає ФОП-варіант (про нього нижче).

Двосторонній блок ЗАТВЕРДЖУЮ

Зверху Акта — дві симетричні колонки. Зліва і справа — однакова формула:

ЗАТВЕРДЖУЮ

посада керівника

коротка юридична назва компанії

---

ПІБ керівника

Зліва — Виконавець (ваша компанія), справа — Замовник (ваш клієнт). Дані тягнуться з полів керівника на партнерах: посада з function, ПІБ з імені директора. Якщо у вас на партнерах не заповнено директора, місце для підпису і посади залишається порожнім — це нормально, вписують від руки під час підписання.

Це не «дизайнерський штрих» — без блоку ЗАТВЕРДЖУЮ Акт не приймається у багатьох організацій. Перевіряюча сторона дивиться першим саме сюди.

«Ми, представники Замовника — X, з одної сторони, та представник Виконавця — Y, з другої сторони…»

Під заголовком «АКТ № ___ задачі-прийняття робіт (надання послуг) від ___ року» іде фіксована формула опису сторін. Її модуль збирає сам:

• Замовник — підставляється з partner_id рахунка / SO + з відповідальної особи (kw_responsible_person)
• Виконавець — підставляється з вашої company + з призначеного менеджера (user_id, він же підписант з боку виконавця)

Далі — фінал формули: «…склали цей акт про те, що Виконавцем були проведені такі роботи (надані такі послуги):». Після цієї строчки йде таблиця позицій.

Це юридично-бюрократична конструкція, але її структура — обов'язкова. Багато бухгалтерів не приймають Акт без неї.

Таблиця позицій + сума прописом без ПДВ і з ПДВ

Таблиця стандартна для всього циклу: №, найменування, кіл-сть, одиниця виміру українською, ціна, опційно знижка, сума з/без ПДВ-логіки. Підсумки нижче — разом без ПДВ, ПДВ, всього з ПДВ.

Окремий блок під таблицею — суми прописом, ще і двома формулами окремо:

Загальна вартість робіт (послуг) без ПДВ 12 480,00 UAH (дванадцять тисяч чотириста вісімдесят гривень 00 копійок), ПДВ 2 080,00 UAH (дві тисячі вісімдесят гривень 00 копійок).

Загальна вартість робіт (послуг) з ПДВ: 14 560,00 UAH (чотирнадцять тисяч п'ятсот шістдесят гривень 00 копійок).

Окремо «без ПДВ» і окремо «з ПДВ» — це не зайвий повтор, а вимога українського формату: контрагент має побачити обидва числа у вигляді словесного запису.

Далі — фіксований рядок: «Сторони претензій одна до одної не мають.» Без нього бухгалтерія замовника часто повертає Акт на доопрацювання.

Реквізити двох сторін у підвалі

У підвалі — знов дві симетричні колонки.

Зліва — «Від Виконавця*» (зірочка веде до footnote: «Відповідальний за здійснення господарської операції і правильність її оформлення»). У колонці: посада і ПІБ підписанта, дата, юридична назва, ЄДРПОУ, телефон, поточний рахунок з банком і МФО, ІПН, номер свідоцтва платника ПДВ, система оподаткування, адреса.

Справа — «Від Замовника» — той самий набір полів, але з даних контрагента-клієнта. Якщо у клієнта не заповнено повний набір — те, чого немає, просто не друкується.

Повний реквізитний блок з обох сторін — це те, чого зазвичай немає у Word-шаблоні. У Acta з Odoo він збирається сам: достатньо один раз акуратно заповнити карточки контрагентів.

Друк з invoice vs з sale order — коли який шлях

• kw_invoice_akt — друк з рахунка (account.move). Стандартний шлях: бухгалтерія створила invoice, на ньому ж готується Акт. Один документообіг-ланцюжок.
• kw_so_akt — друк з замовлення на продаж. Шлях для проєктних послуг: команда закінчила фазу проєкту, менеджер хоче віддати клієнту Акт прямо з SO, до того як бухгалтерія створить invoice. Корисно у IT-інтеграторах, агентствах, консалтингу — там, де менеджер часто закриває проектну фазу швидше, ніж бухгалтерія встигає виставити рахунок.

Один шаблон, два шляхи. Ви обираєте по організації роботи.

Окремий шаблон для ФОПа

Якщо роботи виконує ФОП на спрощеній системі — Акт виглядає інакше. Немає ПДВ-колонок, немає розрахунку «Загальна вартість з/без ПДВ» — натомість знизу одного рядка йде підпис «ФОП ___» з ІПН і посиланням на групу єдиного податку.

kw_fop_invoice_akt — окремий модуль (частина FOP-bundle, описаного в попередньому матеріалі циклу) — додає саме цей варіант. Він використовує дані з ФОП-запису (kw.fop.seller), не з company. Якщо у вас один із клієнтських проектів виконує ФОП-партнер, ви видаєте йому Акт у його форматі, не плутаючи з ТОВ-форматом.

Кому ці модулі найкорисніші

• IT-інтегратори і агентства — Акт є основним закриваючим документом проєкту. Шаблон з Word-ом — найбільш частий «болезнь» цих команд.
• Консалтинг і аутсорс — закриття місячних звітних періодів через Акт.
• Маркетингові агенції — медіа-плани, performance-кампанії, креативні роботи — все закривається Актом.
• Сервісні компанії — техобслуговування, ремонт, прибирання — кожен виклик завершується Актом.
• ФОПи на 3-й групі — kw_fop_invoice_akt дає ФОП-формат без ПДВ-логіки.

Що далі

Наступні матеріали циклу: ТТН для логістичних потоків (друк прямо зі stock-picking — критично для тих, хто фізично возить товар), потім — Довіреність М-2 і реквізити контрагентів (компонент для прийому за довіреністю, який зв'язує Видаткову з реальною людиною). У фіналі — pillar-overview всього циклу. Якщо ваша service-команда зараз тримає Акти у Word — це перший крок до повної відмови від нього.