Як не додавати фейкових кандидатів у вашу базу Odoo Recruitment

Рекрутер відкриває картку нового кандидата, пише: «Доброго дня, запрошуємо на співбесіду у вівторок об 11:00» — і за 30 секунд у пошту прилітає Mail Delivery Failed: 550 No such user. Кандидат «зник» — у вашій статистиці він просто не відповів. У воронці поряд — ще десяток таких записів за останні два тижні. Ця стаття для HR-менеджерів, рекрутерів і власників, які користуються Odoo Recruitment і хочуть зрозуміти: звідки беруться невалідні email у картках кандидатів і як автоматично ставити на них мітку.

Хто і чому залишає невалідний email

«Невалідний» — не означає «шахрай». Найчастіше це чотири буденні джерела:

1. Друкарська помилка на career-сторінці. Кандидат поспішає, друкує name@gmial.com або забуває .ua — і відправляє форму. Нічого не показує, що адреса биті.
2. Одноразові скриньки. Кандидат використовує сервіс на кшталт 10minutemail / temp-mail.org — щоб отримати ваш тестовий матеріал чи заповнити форму, але не вести з вами листування. Через 10 хвилин скринька зникає.
3. Тестові імпорти. Менеджер тестує форму через test@test.com, або імпортує старий CSV із застарілими адресами — а воронка ці записи обробляє як справжніх кандидатів.
4. Адреси з минулого місця роботи. Кандидат вказав name@old-employer.com.ua, а звільнився півроку тому. Скринька технічно існує, але читає її чужа людина — або вона взагалі вимкнена.

Жоден із цих чотирьох випадків базова перевірка формату не ловить.

Як це впливає на воронку рекрутингу

Один невалідний email — це не одна проблема, а три:

• Запрошення не доходить. Рекрутер думає, що відправив; кандидат думає, що ви про нього забули. У звіті — «не відповів», насправді — лист не дійшов.
• Воронка забивається шумом. Той самий кандидат заповнює форму другий раз з іншою адресою — у вас два записи на одну позицію. Conversion-rate по стадіях штучно занижено.
• HR-метрики спотворюються. Якщо ви рахуєте «% відгуків, що дійшли до співбесіди» — биті адреси сидять у знаменнику і ламають усю аналітику.

Для команди, що обробляє великі обсяги відгуків, помітна частка битих адрес перетворюється на години «у пустоту» щомісяця — на дзвінки, повторні листи, перевірки чи запис не дублюється.

Як модуль перевіряє email кандидата

Модуль валідації для Recruitment виконує перевірку у кілька рівнів:

• Формат адреси — миттєво, без жодних запитів назовні. Ловить друкарські помилки.
• Перевірка домену — чи існує домен взагалі і чи може він приймати пошту.
• Перевірка скриньки — підтвердження, що така адреса існує у домені, без надсилання реального листа.
• Опційно — зовнішній провайдер — додатково розпізнає одноразові, рольові та підозрілі адреси.

Результат відображається позначкою прямо у списку кандидатів — рекрутер бачить статус email ще до того, як відкриє картку.

Коли модуль ставить позначку

Перевірка спрацьовує автоматично у трьох сценаріях:

• При створенні картки — включно з заявками, що приходять з career-сторінки сайту.
• При ручному редагуванні поля email у картці.
• Bulk re-validate з меню Actions — особливо корисно після імпорту CSV або копіювання кандидатів зі старого ATS.

Окрема перевірка вручну не потрібна. Це не нічна задача в cron — це event на запис.

Як це інтегрується з рештою валідаційної суіти

Якщо ваша компанія вже використовує валідацію email десь у Odoo — у Contacts, CRM, Mass Mailing — модуль для Recruitment підключається до того самого ядра. Один раз сконфігуровані налаштування і ключі зовнішніх провайдерів працюють для всіх 11 модулів суіти. Не треба вести окрему конфігурацію для відділу продажів і окрему — для HR. Якщо одночасно потрібні CRM, Recruitment, Mass Mailing — простіше взяти Email Validation Bundle: одна установка, всі моделі під захистом.

Куди далі

Модуль доступний на Odoo Apps Store та у нашому каталозі. Підтримуються Odoo 16.0, 17.0, 18.0, 19.0. Якщо хочете обговорити, як вписати валідацію у ваш процес рекрутингу — напишіть нам. KitWorks Systems на ринку з 2015 року, 100+ активних клієнтів, 158 публічних модулів на Odoo Apps Store.